KOGEMUSRINGID: MÕJUS JA TARK KAUGTÖÖ
Konverentsil usalda.me aset leidnud kogemusringi fookuses olid:
- näited kaugtööst, hübriidkontori mudelist ja uutest koostöö vormidest;
- tekkinud väljakutsed ja viisid nende ületamiseks;
- erinevad juhtimispraktikad usalduse ja kuuluvustunde toetamisel.
Kogemusloos jagatud lugusid mõtestasid nii virtuaalsed osalejad kui ka osalejad laudkondades olulisemaid järeldusi visuaalsele lõuendile talletades. Käesolev kokkuvõte on valminud 4 erineva kogemusringi tulemustele toetudes läbivaid ühisjooni ja mustreid kaardistades. Osalejate vastused klasterdati ja igale klastrile lisati pealkiri. Kokkuvõtet illustreerivad kogemusringis kõlanud või kirja pandud tsitaadid.
JUHI ÜLESANNE
milline on juhi roll ja ülesanne kaugtöö ja hajusmeeskondade juhtimisel?
Kaugtöö on tulnud, et jääda. Kaugtöö oskuslik juhtimine kuulub tänase tööelu oluliste põhioskuste hulka. Milles see teadlik ja oskuslik juhtimine väljendub?
EESMÄRKIDE SEADMINE
Selgete eesmärkide ühine sõnastamine aitab luua selgust, leida prioriteete ja loob raamistiku tegutsemiseks. Sealjuures on oluline aidata töötajatel leida ja seada isiklikke eesmärke: jagada meeskonnas veel rohkem seda, mis on kellegi individuaalsed eesmärgid ja konkreetsed tegevused ja prioriteetsed ülesanded.
Juht saab olla siin koordineerija, meeskonna hoidja, koostöö tekitaja.
Oluline on ka pikem vaade: milline saab olema töökorraldus meie organisatsioonis 5 aasta pärast?
“Meil on kaugtöö osas meeskonnaga sõlmitud kokkulepped”.
“Selgelt defineerida töö eesmärk ja siht ning töötaja roll selle sihi saavutamisel”.
“Eesmärkide seadmisele peab eelnema meeskonnatunde loomine – selle eest vastutab juht”.
KOKKULEPETE TEGEMINE
Oluline on oma meeskonnas teha selged kokkulepped, sh läheneda inimestele personaalselt ja arvestada ka nende soove. Selged kokkulepped sisaldavad ka selgust ühistes praktikates, nt tööaeg või sobiv suhtlusvorm. Ühtlasi suunavad kokkulepped ja nendest kinnipidamine jagatud tegutsemiskultuuri.
“Panna paika ühtsed töökorralduse reeglid/kombed, et kõik teaks, kuidas tiim toimetab.”
SUHETE LOOMINE JA HOIDMINE
Kontakti loomine, üksteise tundmaõppimine, olemas olemine, individuaalsusega arvestamine on vaid mõned märksõnad, mis suhete loomisega seotud on. Samuti hoolimine, iseenda ja tiimiliikmete hoidmine ja märkamine. Uuri järjepidevalt “kas kõik on minu inimestega korras?”. Personaalne lähenemise osa on oskus hakkama saada nii ekstra- kui introverdiga.
Tiimi suhted
- Juhi roll on olla kättesaadav, paindlik “liim” inimeste vahel.
- Juhi roll on hoida üksust koos (vältida brain fog’i).
- Juhi ülesandeks on üksuse temperatuuri kraadimine ja vajadusel reageerimine, seotuse tekitamine ja hoidmine.
Juhi ja meeskonnaliikme suhe
- Pidada 1-1-le vestlusi (sh vajadusel vastutuse võtmisest rääkimine).
- Juht peab suhtlema meeskonna liikmetega usalduse loomiseks, sh juhile võib olla vajalik teada töötaja pereelu probleeme, tervisemuresid ja väsimusastet.
- Juht peab pidama regulaarseid vestlusi oma meeskonna liikmetega.
- Näha ekraani taha ja läheneda igale meeskonnaliikmele personaalselt.
- Meeskonna vaimu ja sidususe tagamine (aeg-ajalt kohtuda).
“Peab tundma meeskonna liikmeid, et võimaldada neile nende vajadustele vastavat töökorraldust.”
“Kuidas mu tiimi liikmel PÄRISELT läheb. Märkame”.
MEESKONNATUNDE LOOMINE
Hea meeskonnatunde, usalduse ja kuuluvustunde kujunemiseks tiimiliikmete vahel loo kohtumiste rutiinid (nt ühislõuna) või planeeri teadlikke tegevusi füüsilise sotsialiseerumise tagamiseks. Ole olemas, toeta, märka.
“Luua tiimitunne, et inimesed tunneksid ja usaldaksid üksteist, piisavalt töö tegemiseks ja teabe vahetamiseks.”
JUHI ROLL ja ÜLESANDED
Kaugtöö ajastul on jätkuval oluline eestvedamine, innustamine, tunnustamine, kaasamine, tulemuste mõõtmine ja tagasisidestamine, märkamine. Juht on toetaja, vabaduse ja vastutuse võtmise võimaldaja, usaldusliku õhkkonna looja ja hoidja.
“Juhtimine on juhtimine – nii tava, hübriid- kui kaugtöö vormis. Juhtimise ülesanne ei muutu”.
Juht juhib oma eeskuju kaudu. Avatus ja ehedus loob usalduse juhtimises. Juht peab olema hea ja pädev, sh märkama kõiki oma meeskonnaliikmeid ja vajadusel sekkuma. Kaugtöö puhul on juht ka psühholoogi rollis.
Juhi ülesanneteks on
- luua tingimused, luua keskkond, olla eeskujuks, eestvedada ja olla päriselt olemas oma tiimi jaoks;
- teha nähtavaks töö tähenduslikkus;
- tagasisidestada regulaarselt töö edenemist, tulemusi, töökultuuri,
- olla proaktiivne ja inimlik oma meeskonna liikmeid juhtides;
- võrdsuse hoidmine, olles eeskujuks ja hoides tasakaalu kaugtöö ja kohalolu vahel.
“Usalda oma inimesi ja ole olemas ka virtuaalselt.”
INFO JA KOMMUNIKATSIOONI LIIKUMINE
Oluline on ühise inforuumi loomine, et jagada võimalikult operatiivselt infot. Koosolekute läbiviimiseks (nt Teams) tehke selged kokkulepped. Jaga häid praktikaid oma meeskonnas ja püüa hübriidkoosolekuid tasakaalukalt kalendrisse planeerida.
Lisaks eelpool toodule toodi välja vajadus tagada turvaline andmekaitse ja töövahendid, luua selgus tööprotsessides ja leida vajadusel kesktee ehk mõnikord kell 20.00 on ok.
INIMESTE KAASAMINE ja SEOTUS
Millised praktikad ja tööriistad toetavad usalduse ja kuuluvustunde kujunemist?
Usalduslikke suhteid kujundavat ja hoidvat töökultuuri iseloomustab julgem isikliku vastutuse võtmine, oma autonoomia rakendamine ja võime toetada igaühe toimetulekut ka kõige keerulisematel hetkedel. Mida sügavam on usaldus organisatsioonis ja meeskonnas, seda tõhusamad on protsessid ja mõjusamad tulemused.
JUHI ROLL ja ÜLESANDED
Usalduse ja kuuluvustunde kujunemist toetab avatud suhtlus, milles saab juhina olla eeskujuks. Olles aus, ka enda vastu. Juht julgeb olla haavatav. “Juht ei tea kõike”.
Juht aitab seada ühist eesmärki ja meelde tuletada missiooni. Ta on oma juhtimises läbipaistev ja selgitab otsuseid. Ta on emotsionaalse sideme looja ja hoidja. Personaalse lähenemise juurde kuulub valmisolek saada tuttavaks, nt uute inimeste puhul ja hoida isiklikku suhtlust, nt üks-ühele kohtumised. Oluline on kuulamine.
“Juht on ka inimene ja julgeb seda välja näidata.”
TIIMITUNDE LOOMINE JA TOETAMINE
Siin on olulised märksõnad emotsionaalne seotus, koostegemine, avatud suhtlus, läbipaistvus, reeglites kokkuleppimine, meeskonna kokkulepped ja nendest kinnipidamine, nt millal on ühine tööaeg.
Seda aitavad luua:
- avatud õhkkond ja aus asjade läbirääkimine;
- arvamuste küsimine;
- inimeste kaasamine,
- koostegemine,
- mingi regulaarsusega toimuvad päriskohtumised,
- toimivad kalendrid,
- Info jagamine,
- regulaarsed kohtumised (1:1, kogu meeskond, väiksemad tiimid jne).
“Üks (pilvepõhine) teabe-/töökeskkond, regulaarsed tiimiüritused virtuaalselt ja füüsiliselt, mitteformaalne suhtlemine organisatsiooni sotsiaalmeedias (tiimsis)”.
“Vajalikuks tööriistaks on 1-1-le vestlused ja suhtlus, sest need toetavad seotustunde tekkimist”.
ÜHISED TEGEVUSED
Usalduse ja kuuluvustunde kujunemist toetavad ühisüritused ja koosolemised, nt koosolemise ja meeskonna päevad.
- Kaugtöö puhul rutiinsed videokohtumised, kus jagatakse tööga seotud ämbreid ja kordaminekuid.
- Tähtpäevade tähistamine on hea väljund inimeste kokkutoomiseks.
- Virtuaalseid kohvihommikute korradaldamine, kus ei arutata tööasju.
- Ühise inforuumi loomine (chat jne).
- Tiimi traditsioonide loomine ja millegi koos tegemine.
- Ühistööpäevad ühises ruumis kasvõi harva, aga regulaarselt.
- Ühiste ettevõtmiste puhul on oluline tagada kõigi meeskonnaliikmete füüsiline kohalolu.
Oluliseks praktikaks on võrdsuse hoidmine. Sh ka tasakaalu leidmist töiste tegemiste ja tiimi liitvate tegevuste vahel, nt liita strateegia arutelu matkaga.
INIMESTE KAASAMINE
Usalduse toetamise puhul on oluline meeskonda kaasata (seda näiteks konsolideerimise puhul). Kaasatust aitavad luua ühiste reeglite või eesmärkide koos kujundamine või ühiste väärtuste kokkuleppimine tiimis. Üks kaasamist toetav praktika on delegreemine. Kaasamiskultuuri loomine võimaldab toetada eri osakondade vahelist koostööd.
Üleüldise vestluskultuuri arendamine on võtmetähtsusega.Oluline on töötajaid märgata ja tunnustada. Hea sõna on tasuta!
“Organisatsioon peaks seda ka keskselt mõõtma, kuidas inimesed end kaasatuna tunnevad ja vajadusel muutma tegevuskava”.
VIRTUAALSETE KOOSOLEKUTE JUHTIMINE
Kaugtöö puhul veedame üsna palju aega virtuaalkoosolekutel, mille toimimas hoidmiseks on head kokkulepped, nt lülita kaamera sisse – “kõik on pildiga” või anna eelnevalt teada, kus sa osaled (virtuaalselt või kohapeal).
Koosolekute tulemuste talletamiseks loo kindel süsteem (nt Teams grupis memode ja muu olulise info hoidmine). Samuti tingimused, et inimesed oleksid veebikoosolekute ajal ka kaasatud.
Loomulikult taga oma meeskonnale tehniliste abivahendid hübriidkoosolekuteks (nt sülearvutid, muud digitööriistad).
“Toetav praktika on usalduse ja turvatunde toetamine digimaailmas, pakkudes selleks sobivaid tehnilisi abivahendeid. Usalduse näitamiseks ja vastutuse jagamiseks kasuta roteeruvat koosolekute juhtimist”.
“Online kohtumiste rutiinid, igal hommikul standup – kus alati ei pea juht kohal olemas, aga aeg-ajalt astu läbi.”
Veel toodi välja, et usaldust loob 0-bürokraatia ehk püüd lihtsustada otsuste vastuvõtmise, kooskõlastuste vormistamise protsesse, nt anda värbamisotsuste hoob personaliosakonna hoolde, sõnastada reeglistik/kodukord töötajale lühidalt ja arusaadavalt.
Samuti toodi välja järgmisi võtteid ja praktikaid:
- värba läbi väärtuste;
- loo töötajatele võimalus ise kuuluvustunnet luua;
- selge kommunikatsioon ja kommunikatsioonikanali teadlik valik;
- mentorite määramine;
- kaugtöö alguses kontoris kohapeal olemine;
- planeeri aega töötajatele.
ÕPPETUNNID TULEVIKUKS
kuidas me saame juhtidena olla veelgi mõjusamad ja teadlikumad kaugtöö juhid ja usalduse kujundajad?
Muudatused töö maailmas ja töötamise viisides jätkuvad. Üha enam vajab inimene tähendust oma elus ja töös ning ta soovib olla osa meeskonnast, kus saab anda oma panuse.
JUHI ROLL
Veelgi paremad juhid saame olla näidates isiklikku eeskuju. Juhina ei tohi me enda kolleegide usaldust petta. Esmalt tasuks aga (ühiselt) mõtestada, mida usaldus kaugtöö tingimustes üldse tähendab? Suuremaid pingutusi tuleb teha inimeste tundmaõppimiseks.
Mõjusamad ja teadlikumad saame olla ennast ja oma eelarvamusi tundes ja märgates, samuti avatud hoiaku säilitamises uuele. Juhtidena võiksime toetuda üksteisele ja pakkuda suuremat kaasatust meeskonnaliikmetele. Märkame probleeme varakult, et need ei võimenduks. Oleme loovad. Keerulisel hetkel anname lootust.
Juhi kohaloleku kaudu: märka, võta hetk ja aeg, et analüüsida ja mitte kiirustada. Tunne ennast ja usalda ennast. Ole päriselt kohal.
Tee tööd endaga: püstita eesmärke, hoia ennast, täienda ennast, hoia kaasatust, teadvusta ja mõtesta, hinda ohte ja riske.
KOKKULEPETE TEGEMINE
Veelgi teadlikumad kaugtöö juhid saame olla, pannes paika reeglid, mis on arusaadavad ja lühidad. Teha kokkulepped reeglites oma meeskonnaga. Juhina tasub sellised reeglid enne kriisi sõnastada.
KOGEMUSTE JAGAMINE
Rakenda parimaid praktikaid oma organisatsiooni vajadustele ja võimalustele mõeldes. Õpi teistelt ja tehtud vigadest. Loo võimalused juhtidele kogemuste jagamiseks ja kogemustest õppimiseks.
“Teadlikumad juhid saame olla kogemusi jagades”.
“Teistel on samad mured ja nende kogemusest saab õppida.”
VIRTUAALSE KIRJAOSKUSE ARENDAMINE
Hübriidtöö on tulnud, et jääda. Teadvusta kaugtöö erisusi.
Igaüks saab kaasa aidata, et koosolekud oleksid asjalikud, tulemuslikumad ja edasiviivad. Hübriidkoosolekute läbiviimine tee viisil, et keegi ei tunneks end kõrvalejäetuna (moderaatori rollis keegi, anna piisav aeg virtuaalselt osalejatele arutellu sekkumiseks).
Loo vastavalt vajadusele erinevaid suhtluskanaleid. Loo mugav ja turvaline ühistööd/dokumentide ühisloomet võimaldav töökeskkond. Kogu riigisektoris võiks olla selline ühtne keskkond (sh videojuhised infosüsteemide kasutamiseks).
“Õpime juhtima (ja valmistama ette) virtuaalkoosolekuid ja koosolemisi. Kehvalt ettevalmistatud ja läbiviidud koosolekud on OUT.”
“Õpime kirjalikult kirjeldama/visualiseerima projekte, töid, ülesandeid ja kasutama virtuaalseid töökeskkondi.”
“Loome hübriidtöö jaoks vastavad protsessid, mis arvestavad nii onlines osalejaid kui ka füüsiliselt kohalolijaid.”
Veel mainiti:
- Oluline on uue töötaja juhendamine, sh infosüsteemide osas.
- Kaugtöö on töökeskkonna kujundamise, mitte boonuse või motivaatori küsimus.
- Uute inimeste sisse elamine paremini läbi mõelda.
- Juht ja inimesed peavad õppima ennast ja aega ajas ise juhtima.
- Teadlikumad juhid saame olla tehes uuringuid ja nende põhjal järeldusi, nt võtta arvesse kliendi tagasisidet.
- Õpime tööd juhtima tulemuste, mitte protsessipõhiselt.
- Arvesta, et inimeste psühholoogia ei muutu.
- Koduse töökoha kompenseerimine.
- Kasuta grupitöö tööriistu.
“Töötunnist olulisem on panus energia tasandil”.
| “Ära lase inimestel katki minna ja ennast surnuks töötada 🙂 “ Rain Laane, Tervisekassa | “Sabatunne on oluline. See tekib siis, kui sa inimestega kohtud.” Tarmo Leppoja, Riigi Tugiteenuste Keskus |
Kogemusringides panustasid:
Tarmo Leppoja, Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektor
Rain Laane, Tervisekassa juht
Mailis Neppo, Haridus- ja Teadusministeeriumi personalipoliitika osakonna juhataja
Merle Liisu Lindma, Microsoft HR-partner
Karin Veski, Maksu-ja tolliameti personaliosakonna juhataja
Eveli Punnison. Transpordiameti personaliosakonna juhataja
Mariliis Saat, Töötukassa personaliosakonna personali arendusjuht
Karina Madis, Kaitseressursside ameti töötajakogemuse juht
Kogemusringe juhtisid andragoogid Piret Jeedas, Kaire Povilaitis, Cynne Põldäär, Andrea Annus.
Loe ka Tarmo Leppoja ja Rain Laanega tehtud usutlust konverentsi digivoldikust.
PEATU – MÕTESTA – TEGUTSE
Olles nüüd kokkuvõtet lugenud, küllap leiad siit palju head äratundmisrõõmu – jah, ka meie organisatsioonis kasutame neid tööriistu või juhid just nii tegutsevad kuuluvus- ja usaldustunde loomiseks. Kui see on nii, võid tunda uhkust ja tunnustada oma meeskonda.
Teisalt võib see ühisloome vili olla ka omamoodi peegelpilt – kuidas me teame, et erinevaid praktikaid kasutatakse või inimesed tunnevad end kaasatuna? Kuidas see väljendub käitumises?
Kus on meie “valukohad”? Kuidas me saame veegli teadlikumalt ja targemalt tegutseda?
Looge oma meeskonnas aeg ja ruum, et mõtestada oma kaugtöö praktikaid ja arengukohti.
Kui soovid vestluse fookuse hoidmiseks abivahendit, võid selleks kasutada konverentsil kasutatud visuaalset lõuendit. Lae need teie meeskonna jaoks sobivas formaadis: A1, A3, A4.
Tarka ja mõjusat tegutsemist!
